Регистр обычно ведется для формирования стоимости объекта учета, которая применяется далее при таком процессе, как формировании регистров учета расходов будущих периодов и соответствующих регистров-расчетов в соответствии с законодательством, установленным главой 25 НК РФ. Любая запись вносится в регистр по каждому факту возникновения у налогоплательщика объекта учета. Для организации налогового учета организация должна применять такую систему как формирование налоговых регистров .Таким образом, в регистрах показывается информация из первичных документов или регистров учета бухгалтерии.
Формы регистров оформляются организацией самостоятельно и утверждаются в качестве приложения к учетной политике, они должны отражать особенности данной фирмы. Получается, если организация проводить операции, которые в равной части учитываются и в бухгалтерском, и в налоговом учете, то не нужно организовывать специальные налоговые регистры, потому что в этом случае при формировании налоговой базы могут быть применены данные бухгалтерского учета.
Но в некоторые случаях требования бухгалтерского и налогового учета не похожи, и тогда нужно самостоятельно оформить налоговые регистры. Для этого можно пополнить применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами или внести самостоятельные налоговые регистры. Постоянное формирование данных регистров должно гарантировать отражение данных о состоянии частей учета на каждую сегодняшнюю дату и об изменении состояния предметов налогового учета во времени. Все данные о величине показателей, которые находятся в регистре используются для образования суммы расходов, которые далее учитываются в составе того или другого элемента затрат в текущем отчетном периоде.